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    精細化管理丨寫文如“畫桃”—淺析公文寫作
    發布:興原認證中心有限公司 日期:2022/8/17 點擊:560

     2022年是精細化管理年,在要求我們把工作做精、做細、做優的前提下,如何用文字語言把工作成果展示好,把經驗分享好,把信息傳達好,便成了一項很重要的工作。

     


    很多人聽到寫東西就頭疼,感覺無從落筆。那么如何把公文寫好?步驟又是怎樣的?下面我給大家用一個形象的例子來展示:


    如果把公文比作水果,你覺得像哪種?相信很多人因為個人不同的喜好,有不同的答案??催^一位有名的筆桿子的文章,他把優秀的公文比作熟透了的水蜜桃:形正、皮薄、肉厚、味甜、核實。

    1.形正:水蜜桃形狀圓潤飽滿,顏色充滿美感。

    公文要求格式規范,版面美觀,用詞用語嚴謹。

    2.皮?。撼墒焖厶?,撕掉薄皮即可食用。

    公文要求簡潔、明快,直書其意。

    3.肉厚:水蜜桃的果肉厚實,營養豐富。

    公文要求內容詳實,材料、數據充分,要有觀點、有洞見、金句多。

    4.味甜:水蜜桃味道甜美多汁。

    公文寫作內容要正向,要有可讀性。

    5.核實:水蜜桃的核小而堅實。

    公文要有自己的核心思想和主旨內容。


    因此,按照畫一顆美味的水蜜桃的步驟和要求來寫公文就顯得形象生動了。


    第一步:格式要規范(形正)


    公文的外形就是文面,版面(尤其紅頭文件)形式從標題、字體、字號、落款到版記,都有嚴格的格式要求?!杜d原認證中心有限公司公文管理辦法》等制度對公文的頁邊距、字體字號、行間距有著非常明確的要求。

     

    這里要注意:

    1.不要缺項。比如很多同事寫的文章最后沒有頁碼或者落款、日期等。如果把規范的公文格式比喻成穿正裝參加正式場合,沒有頁碼、落款好比一身西服沒穿鞋,那就會很尷尬了;

    2.文件名要用全名并標明日期和版次,這樣傳遞時方便查找和審閱。假如文件名就叫:《匯報文件》,好比別人問你怎么稱呼,你說自己叫“老高”,等想聯絡你的時候,發現通訊錄有7-8個“老高”,輕則找你要花一番功夫,重則損失一筆業務或者合作。

    PS:我本人一般都是將公文格式打印出來懸掛工位,以便隨時查看;文件名格式:年-月-日-文件全名-修改者縮寫。

     

    第二步:提綱邏輯要清晰(皮?。?/p>

    公文是應用型文章,一切圍繞解決問題展開,論述問題開門見山、直陳其事,不讓讀者太費勁去理解。要用精煉的語言勾勒提綱,以標題為骨架而后填充段落內容。每一個篇章要規劃好闡述的內容,從標題要能看出章節的意思,從段首語要能看出段落的主要意思,且各部分的內容要聚焦,不要相互交疊,不要廢話連篇。

     

    第三步:佐證材料、數據要詳實,推進步驟要明確(肉厚)

    公文是實用之文,最忌諱虛而無用之言,好的公文,“肉”一定得厚,要“言之有物”,要有觀點、有洞見、金句多。

     

    比如公司上報科信部的兩篇建議,開篇引用了習總書記的講話、2022年政府工作報告及國資委的有關要求,再結合集團的有關要求提出觀點。通篇報告材料權威、數據準確,開展此項工作的必要性充足,分步驟展開推進的措施和方案以及注意事項明確,邏輯清晰,“言之有物”,才會得到科信部的認可及采納并推廣實施。

     

    第四步:要有解決方案(味甜)

    不管是匯報還是建議,在客觀說明面臨的問題和難度的時候,一定要拿出解決的方案或者工作提高的思路、決心、計劃,不能是對問題的抱怨和束手無策,這樣會顯得整篇文章缺少正能量且毫無意義。比如公司“十四五”發展規劃中,面臨市場的競爭及行業的監管等內外部經營壓力,制定“52316”規劃作為應對措施,內部邏輯清晰,問題導向明確:

    五個率先:別人無的我們有!

    兩個引領:別人有的我們強!

    三個平臺:別人強的我們優!

    16項任務:別人虛的我們實!

     

    第五步:觀點明確(核實)

    這也是最重要的一步,就是前面的規范、內容、數據都有了,一定要闡述自己的觀點:最終的目的是什么?你寫的這個文章是想說明什么問題?

    1.如果是匯報、工作方案,那就要把工作的時間節點和工作成果說清楚,不要怕語言平實,花里胡哨的辭藻不如實實在在的計劃和方案;

    2.如果是建議或者上會材料就要把ABC解決方案拿出來,并闡明優缺點。讓決策者做選擇題的同時也是你對這個問題思索、提高的過程,不要只提問題不提解決方案。

     

     

    結 語
    提高公文寫作水平,不是一朝一夕可以實現的,需要日積月累,循序漸進,其關鍵點就是要對自身的業務熟練和精通,不斷的思考積累素材,在“畫桃”才能有筆、有墨,技法表現生動。

     

    綜合業務部 高智勇

     

     

     

     
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